一、为了进一步提高我院的信息化工作水平,加强学院内外的交流与合作,衡阳师范学院现代教育技术与网络管理中心特制订以下电子邮箱使用管理规定。电子邮箱用于衡阳师范学院系、部、教职工对外的信息交流,工作联系,是我院对外交流的快速通道。

二、衡阳师范学院邮箱请通过校园网主页的相关链接进入；如有疑问请电话或发电子邮件联系网络管理员，管理员电子邮箱为:（master@hynu.cn）。

三、各部门电子邮箱地址见附件一.各相关部门负责人收到新的邮箱号码后应及时更改密码,防止邮箱被盗用。

注意：注册时的用户名命名规则为： 员工姓名全拼,（如“王雪华”他的邮箱名称为 wangxuehua@hynu.cn），但在网上注册时，她只需要在：“信箱帐号”一栏输入姓名的全拼：wangxuehua即可，其它诸如：姓名、工作部门、身份证号等内容请照实填写。注册完成待管理员审批通过后邮箱方可正式启用。

四、衡阳师范学院邮箱的使用应遵守以下几条规定:

1.不得利用电子邮箱服务危害国家安全,泄露国家秘密,不得侵犯国家的,社会的,集体的利益和公民的合法权益,不得从事违法犯罪活动.

2.不得利用电子邮箱服务危害衡阳师范学院的安全,泄露衡阳师范学院的秘密。

3.衡阳师范学院电子邮箱由现代教育技术与网络管理中心统一管理,各部门电子邮箱需派专人管理。指定熟悉电子邮箱使用方法的固定人员,负责电子邮箱的日常收发,查看和维护工作。

4.电子邮箱可向社会公开,作为衡阳师范学院与外界联系的窗口,进行相关咨询。

5.各部门应建立收发签认制度,对于与工作相关的电子邮件应在电子邮件收(发)文记录上登记,签字。

6.电子邮箱应建立邮箱值班制度,每工作日必须对衡阳师范学院邮箱查看不得少于两次，并应及时清理过期邮件,保证邮箱正常使用。

7.为了保证办公电脑及信箱系统的正常、稳定的使用，对于信箱中的垃圾邮件不可打开查看，要及时删除，如有疑问请联系邮箱管理员。

8、因学院服务器空间有限，每个账号人空间暂定为WEB邮箱100M，网络硬盘：100M。同时故对邮件中附件大小的限定为web 方式：50M以内，POP3方式：500M以内(暂时），请用户定期查看邮箱省余空间，以免WEB邮箱因空间满额无法正常接收邮件。

五、我院推荐教职工使用的邮箱客户端为：Outlook express（Windows xp自带）、Foxmail(网上下载)可以方便快捷的维护电子邮箱。

注意：设置时，可将POP3服务器填写为：mail.hynu.cn,SMTP服务器填写为:mail.hynu.cn。

六、收到或准备发送的与工作相关的电子邮件由邮箱管理员填写电子邮件收(发)文记录卡,报负责领导审阅签字.签认后的记录卡应留存归档。

七、用户使用电子邮箱时应注意电子邮箱密码的保护,防止因密码泄漏造成电子邮件丢失或被非法阅读,并应经常更换电子邮箱密码.忘记密码时应及时通知衡阳师范学院现代教育与网络管理中心(0734-8486639),或使用密码找回服务，更换新的邮箱密码。

八、未经衡阳师范学院同意,不得将衡阳师范学院的电子邮件及其附件对外公布。

九、发往衡阳师范学院邮箱或传真的文件须注明接收人的姓名及来文地点,防止错收造成延误.不用的邮箱号码要交回现代教育技术与网络管理中心处理。

十、未经衡阳师范学院同意,不得发布广告或具有广告性质的信息和电子邮件。

                                                                                                            现代教育技术与网络管理中心

                                                                                                                    2012-6-1